نظام پیشنهادها چیست
در عصر حاضر که آن را عصر اطلاعات می‌نامند، کیفیت منابع انسانی و نحوۀ بکارگیری این منابع حیاتی، تضمین کنندۀ موفقیت هر جامعه و سازمانی است. مدیریت مشارکتی به عنوان رویکردی نوین در مدیریت که از آن تحت عنوان انقلاب مشارکت یاد می‌شود، از طریق سازوکاری به نام نظام پیشنهادها می‌تواند نهادها، دوایر و سازمان‌ها را در تحریک قدرت خلاقۀ ذی‌نفعان و بهره‌گیری از سرمایۀ فکری آنان یاری دهد. نظام پیشنهادها از برنامه‌های انسان محور در راستای ارتقاء بهره‌وری و بخشی از یک نظام کلی برای ایجاد روحیۀ مشارکت فردی در انجام بهتر امور و حل مسائل سازمانی و ایجاد پویایی و مشارکت در بهبود فرآیندهای هر نهاد، اداره و سازمان می‌باشد. در این سیستم که امروزه به عنوان یکی از اصلی‌ترین پایه‌های نظام بهبود مستمر در جهان شناخته می‌شود، اولاً، اندیشه‌های سازنده به طور یکسان و بدون توجه به موقعیت سازمانی پدیدآورندگان آنها و با برنامه و فرآیندی مشخص مورد پذیرش قرار می‌گیرد و ثانیاً، اختیارات و قدرت تصمیم‌گیری و مسئولیت مدیریت تضعیف و مخدوش نمی‌گردد. همچنین تمهیدات لازم برای تشویق مادی و معنوی ذی‌نفعان در قبال ارائۀ اندیشه‌های سازنده فراهم می‌گردد تا از خلاقیت و پویایی تفکر آنها در راستای رشد و تعالی سازمانی استفادۀ مطلوب بعمل آید.
هدف از طراحی نظام پیشنهادها را به طور کلی می‌توان ایجاد فضای مناسب برای مشارکت تمامی ذی‌نفعان در راستای تحقق اهداف سازمانی ذکر نمود. چنانچه بخواهیم تصویری روشن‌تر از مأموریت‌های نظام پیشنهادها ارائه نمائیم موارد ذیل قابل ذکر می‌باشد:
۱- فراهم نمودن زمینه‌های تحقق خط‌مشی‌ها و سیاست‌های تعیین شده در راستای نیل به اهداف دانشگاه؛
۲- تقویت حس مسئولیت و ایجاد انگیزه در بکارگیری ابداع و ابتکار ذی‌نفعان دانشگاه؛
۳- ارتقاء سطح کارایی همۀ ذی‌نفعان و همسوسازی اهداف فرد و دانشگاه از طریق فراهم نمودن منافع مشترک فردی و سازمانی؛
۴- بالا بردن کیفیت فعالیت‌ها، کاهش هزینه‌های اجرای برنامه‌ها، بهبود فرآیندهای کاری و نظایر آن بر اساس ضوابط موجود در خصوص اجرای نظام پیشنهادها در سازمان‌های دولتی.
شورای نظام پیشنهادها باید نسبت به تهیۀ آیین‌نامۀ استقرار نظام پیشنهادها با توجه به موارد زیر اقدام نماید:
۱- تبیین ضرورت و اهمیت مشارکت و نظام پیشنهادها؛
۲- تبیین فلسفۀ مشارکت در سازگاری با ماهیت وظایف سازمانی؛
۳- استقرار اهداف مدیریت مشارکتی؛
۴- تأکید بر رعایت گام‌های اجرایی نظام پیشنهادها مبتنی بر حفظ سطح مناسبی از آموزش، ارتباط، ترغیب دانشگاه به ایفای نقش مؤثر در تصمیم‌گیری، تخصیص منابع کافی برای اجرای مؤثر نظام، ارزیابی و بهبود مستمر نظام و استقرار نظام گردش اطلاعات متناسب با نیازهای نظام پیشنهادها؛
۵- ساختار مشارکت به گونه‌ای که در برگیرندۀ وظایف اعضای شورای نظام پیشنهادها و ارتباط بین آنها باشد؛
۶- روش ارائۀ پیشنهادها به همراه فرم‌های لازم و چگونگی دسترسی افراد به اطلاعات؛
۷- روش ارزیابی پیشنهادها و ضوابط ارزیابی؛
۸- روش اجرای پیشنهادها با تأکید بر پیش‌بینی مراحل اجرای آزمایشی و اجرای نهایی؛
۹- روش ارزشیابی نظام پیشنهادها برای بهبود مستمر نظام؛
۱۰- ترغیب مدیران سازمان به حمایت از مدیریت مشارکتی و نظام پیشنهادها.
با توجه به ضرورت علمی و جایگاه قانونی نظام پیشنهادها، دبیرخانۀ نظام پیشنهادها اقدام به تدوین نظام‌نامۀ نظام پیشنهادها متناسب با شرایط و مختصات دانشگاه تهران نموده است. در این نظام‌نامه به منظور تأمین و تحقق اهداف و وظایف فوق‌الذکر سعی شده تا از سویی عدالت در جذب و نحوۀ بررسی پیشنهادها (عدم تأثیر جایگاه سازمانی پیشنهاد دهندگان) رعایت گردد و در عین حالی که زمینۀ مشارکت افراد در شناسایی مسائل و راه‌حل‌یابی فراهم می‌شود، اختیارات و مسئولیت مدیران نیز تضعیف و یا مخدوش نگردد. همچنین شرایط برای تشویق مادی و معنوی پیشنهاد دهندگان در ارائۀ پیشنهادهای سازنده تأمین شده و امکان مشارکت برای تمامی استادان، کارکنان، دانشجویان، مدیران و سایر ذی‌نفعان فراهم گردد.
مادۀ ۱: هدف
در دهه‌های اخیر مشارکت مردم در امور سیاسی، اقتصادی و اجتماعی به شکل گسترده‌تری در کانون توجه دولت‌ها قرار گرفته است. سازمان‌ها نیز به همین منظور به مدیریت مشارکتی روی آورده‌اند تا بتوانند از افکار، نظریات و خلاقیت‌های ذی‌نفعان خود که ارزشمندترین سرمایۀ هر سازمان به شمار می‌روند، در ادارۀ امور بهره‌مند شوند. برای اجرای مدیریت مشارکتی و اشاعۀ این فرهنگ باید از نظام‌های اجرایی که زیر مجموعۀ آن هستند، بهره جست. یکی از کارآمدترین این نظام‌ها، نظام پیشنهادهاست که به کمک آن می‌توان نظریات و ابداعات ذی‌نفعان دانشگاه را در تمام سطوح دریافت نمود و مطابق دستورالعمل‌های خاصی ارزیابی کرد و آنها را به اجرا گذارد و به پیشنهاد دهندگان نیز به فراخور ارزش پیشنهادهای ارائۀ شده، پاداش مناسب داد. در قالب نظام پیشنهادها که اعتلای روحیۀ تعاون و همکاری ذی‌نفعان و همچنین ایجاد احساس مسئولیت آنان برای مشارکت مستمر در سرنوشت دانشگاه را ترغیب می‌نماید، تمامی ذی‌نفعان از عالی‌ترین تا پایین‌ترین ردۀ سازمانی می‌توانند پیشنهادها، نظریات و ابتکارات خود را برای رفع یا به حداقل رساندن مشکلات و نارسایی‌های موجود و اصلاح و بهبود در روند امور دانشگاه، ارائه دهند. مأموریت این نظام ایجاد سازوکار و فضایی مناسب برای ارائه، دریافت، بررسی، ارزیابی و اجرای پیشنهادهای ذی‌نفعان دانشگاه و در راستای تحقق اهداف آن است. نظام پیشنهادهای دانشگاه تهران اهداف فردی و سازمانی زیر را مد نظر دارد:
الف) اهداف فردی
۱- ارج نهادن به نظرات علمی و تخصصی ذی‌نفعان؛
۲- تقویت تعلق سازمانی، رضایت شغلی و اعتماد به نفس ذی‌نفعان؛
۳- ایجاد انگیزش شغلی و روحیۀ خودباوری؛
۴- ایجاد رقابت سالم در مسیر خلاقیت و ابتکار؛
۵- ارتقاء سطح یادگیری فردی و سازمانی؛
۶- تقویت روحیۀ مشارکت‌جویی، مشارکت‌پذیری و کار گروهی؛
۷- نهادینه‌سازی اصل امر به معروف و نهی از منکر در دانشگاه؛
۸- ارج نهادن به مالکیت فکری پیشنهادها؛
۹- ایجاد عدالت و وحدت رویه در تخصیص پاداش به پیشنهادها؛
۱۰- بسط روحیۀ علمی و تخصصی.
ب) اهداف سازمانی
۱- بهبود مستمر عملکرد دانشگاه از طریق افزایش بهره‌وری، اثر‌بخشی و صرفۀ اقتصادی فعالیت‌ها؛
۲- گسترش دامنه و ارتقاء کمیت و کیفیت فعالیت‌های آموزشی، پژوهشی، دانشجویی، اداری، مالی، پشتیبانی؛
۳- کاهش مشکلات، رفع نواقص و فائق آمدن بر چالش‌های اداری پیش رو؛
۴- سرعت‌بخشی به انجام امور از طریق ایجاد هم‌افزایی نیروها؛
۵- ایجاد زمینۀ هماهنگی با تحولات محیط برون سازمانی؛
۶- همسو نمودن هر چه بیشتر منافع ذی‌نفعان و دانشگاه؛
۷- تقویت ارتباطات بین سطوح مختلف دانشگاه و افزایش انعطاف‌پذیری؛
۸- تقویت مشارکت همگانی در تصمیم‌سازی و بهبود تصمیم‌گیری مدیران؛
۹- ارتقاء سطح رضایت ذی‌نفعان درون و برون سازمانی؛
۱۰- استفادۀ بهینه از منابع فکری، خلاقیت‌ها و استعدادهای بالقوه؛
۱۱- کشف شایستگی‌ها و صلاحیت‌های علمی، تجربی و تخصصی ذی‌نفعان؛
۱۲- فرهنگ‌سازی و ترویج فرهنگ مدیریت مشارکتی.
مادۀ ۲: کارکردهای نظام پیشنهادها
۱- اجرای برنامه‌های تشویقی و زمینه‌سازی فرهنگی و آموزشی برای برانگیختن ذی‌نفعان به ارائۀ پیشنهاد؛
۲- ساماندهی چگونگی دریافت، ثبت، بررسی و پذیرش یا رد پیشنهادها و پاسخ به پیشنهاد دهندگان و مستندسازی و نظارت بر کل فرآیند؛
۳- بررسی پیشنهادهای دریافت شده به منظور ارجاع آنها به کارشناسان و متخصصان در صورت لزوم؛
۴- تصویب پیشنهادهای پذیرفته شده و ارسال گزارش لازم برای هر یک از واحدها برای بررسی قابلیت اجرایی پیشنهاد و ابلاغ دستور اجرا به واحدهای مربوطه؛
۵- پیگیری و نظارت بر اجرای پیشنهادهای پذیرفته شده و نیز پیش‌بینی سازوکار مناسب برای اهداء پاداش و جایزه به پیشنهادهای پذیرفته شده و نظارت بر آن.
مادۀ ۳: تعاریف
۱- نظام پیشنهادها: سازوکاری است که به وسیلۀ آن می‌توان به یافته‌های ذهنی، سرمایه‌های انسانی و توانایی‌های بالقوۀ آنان در راستای به‌سازی مستمر دانشگاه دست یافت و زمینۀ بروز خلاقیت‌ها و به فعلیت رسیدن استعدادهای درونی ذی‌نفعان را فراهم نمود. نظام پیشنهادها به سیستم مدونی اطلاق می‌گردد که فرآیند مشارکت مستقیم ذی‌نفعان را در فعالیت‌های مرتبط با اهداف تعیین شده در این نظام‌نامه تسهیل نموده و آن را امکان‌پذیر می‌سازد. به طور خاص نظام پیشنهادهای دانشگاه به عنوان یکی از زیرسیستم‌های دانشگاه تلقی می‌گردد که وظیفۀ جمع‌آوری، ثبت، ارزیابی و امتیازبندی پیشنهادهای رسیده از سوی ذی‌نفعان و نیز ایجاد تسهیلات لازم برای اجرا و بکارگیری پیشنهادهای سازنده و تشویق و ترغیب پیشنهاد دهندگان را عهده‌دار است. در این نظام‌نامه، نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به اختصار نظام پیشنهادها خوانده می‌شود.
۲- پیشنهاد: در نظام‌نامۀ حاضر، پیشنهاد به طرح یا ایدۀ جدیدی اطلاق می‌گردد که در راستای دستیابی به اهداف تعیین شده در نظام‌نامه ارائه شده باشد. پیشنهادها ممکن است به سه نوع کمی و کیفی و توأمان ارائه شوند. در نوع کمی (که اجرای آن سبب صرفه‌جویی در هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، افزایش کمی حجم فعالیت‌ها و مانند آن شده و دستاوردهای آن قابلیت اندازه‌گیری و محاسبۀ ریالی است)؛ در نوع کیفی (اجرای پیشنهاد، سبب اجرای مطلوب برنامه‌های تحول اداری، بهبود فضای کاری، افزایش رضایتمندی ذی‌نفعان و مانند آن می‌شود. اما دستاوردهای آنها قابل اندازه‌گیری و محاسبۀ ریالی نیست)؛ در نوع سوّم، ترکیبی از این دو تعریف است. هر چند اکثر پیشنهادها در فضای اداری سازمان‌ها از جنبه‌های کمی و کیفی به صورت توأمان برخوردارند و این دیدگاه، در نظام‌نامۀ حاضر بیشتر مدنظر قرار گرفته است.
۳- پیشنهاد دهنده: تمامی اشخاصی که به صورت فردی یا گروهی، پیشنهادهای خود را به نظام پیشنهادها ارائه می‌کنند. این اشخاص شامل مدیران، اعضای هیأت علمی، کارکنان، دانشجویان، دانش‌آموختگان، پیمانکاران در تمامی حوزه‌ها و سطوح (شاغل و بازنشسته) و خانواده‌های ایشان و تمامی ذی‌نفعان دانشگاه می‌گردد.
۴- شورای نظام پیشنهادها: شورای نظام پیشنهادها به عنوان بالاترین مرجع نظام، تعیین سیاست‌های کلان و خط‌مشی‌گذاری نظام پیشنهادها در دانشگاه تهران را بر عهده دارد. این شورا متشکل از مدیران، استادان و کارکنان دانشگاه به نمایندگی از حوزه‌ها می‌باشد که وظیفۀ بررسی اولیه و ارجاع پیشنهاد برای بررسی بیشتر به کمیته‌های تخصصی و اعلام تصویب نهایی برای صدور دستور اجرا را بر عهده دارد. ترکیب اعضا، شرح وظایف و سایر کارکردهای آن در فصل دوّم این نظام‌نامه تبیین گردیده است.
۵- دبیرخانۀ نظام پیشنهادها: نظام پیشنهادها دارای واحدی به نام دبیرخانه خواهد بود. دبیرخانه زیر نظر مستقیم رئیس شورا و توسط دبیر آن اداره می‌شود و مسئولیت ایجاد هماهنگی و ارتباط بین تمامی اجزاء نظام شامل پیشنهاد دهندگان، شورای نظام پیشنهادها، کمیته‌های تخصصی، مشاوران، واحدهای مجری و غیره را عهده‌دار می‌باشد؛ در این نظام‌نامه منظور از دبیرخانه، دبیرخانۀ نظام پیشنهادها می‌باشد.
۶- کمیته‌های تخصصی: به منظور ارزیابی فنی تخصصی پیشنهادهای ارائه شده در حوزه‌های گوناگون، کمیته‌های تخصصی با عناوین مختلف تشکیل می‌گردد که در چهارچوب نظام‌نامۀ حاضر انجام وظیفه خواهند نمود. این کمیته‌ها وظیفۀ بررسی پیشنهادها از حیث انطباق با اصول، معیارها، ضوابط و چارچوب‌های قانونی را بر عهده دارند که در تعامل با دبیرخانه، شورای نظام پیشنهادها و مشاوران نظام پیشنهادها انجام وظیفه می‌نمایند.
۷- مشاوران نظام پیشنهادها: گروهی از خبرگان و صاحب‌نظران متخصص در حوزۀ موضوعات مطرح در پیشنهادها که بنا به صلاح‌دید کمیته‌های تخصصی یا شورای نظام پیشنهادها، در صورت لزوم در امر ارزیابی فنی تخصصی پیشنهادهای ارائه شده با نظام پیشنهادها همکاری می‌نمایند.
۸- ذی‌نفعان: شامل مدیران، استادان، دانشجویان، کارکنان، دانش‌پذیران، دانش‌آموختگان، بازنشستگان، خانواده‌های ایشان و به طور کل عموم جامعه می‌باشد.
۹- رئیس نظام پیشنهادها: رئیس نظام پیشنهادهای دانشگاه تهران، رئیس دانشگاه می‌باشد.
۱۰- دبیر نظام پیشنهادها: دبیر نظام پیشنهادها، مسئول اصلی صحت کارکرد نظام پیشنهادها می‌باشد که با حکم رئیس دانشگاه منصوب می‌شود.